Tipps für Willkommens-Mails: Sagen Sie mehr als „Hallo“!

Willkommensmails mit zwei, drei Standardsätzen verschenken das Potenzial, das diese Variante der Mails besitzt. Man sollte mehr aus Willkommens-Mails machen. Viel mehr. Anregungen, wie das funktioniert, gibt dieser Artikel.

Registrieren sich Besucher neu als Kunden oder Empfänger eines Newsletters auf einer Website, erhalten sie oft nach der Bestätigungsmail eine erste Willkommens-Mail. So ist das in vielen Fällen und weil das so ist, schickt man seinen eigenen Kunden auch eine. Nur deshalb? Das wäre schade.

Willkommens-Mails sollten keine lästige Pflicht sein. Sie sind eine Chance, potenzielle Kunden zu aktivieren, und man sollte sie auch als solche begreifen und nutzen. Dafür muss man den richtigen Ton treffen, klar definieren, was man mit der Mail erreichen möchte, und vielleicht auch darüber nachdenken, ob man statt einer einzelnen Mail eine Serie verschickt..

1. Der Zweck der Willkommens-Mail sollte klar sein!

Das Willkommen für den neuen Kunden sollte stets eine klare Handlungsaufforderung beinhalten. Wie das konkret aussieht, kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein und hängt auch davon ab, wofür der Besucher sich gerade registriert hat.

Mögliche nächste Schritte erklären

Bei erklärungsbedürftigen Angeboten kann es sinnvoll sein, die Willkommens-Mail mit einigen Erklärungen zu verbinden. So könnte die Mail eines Anbieters für privates Carsharing die kurze Anleitung enthalten, wie der Mailempfänger das passende Auto in seiner Umgebung findet. Der Link zur seiteninternen Suchmaschine sollte natürlich nicht fehlen.

Hat der Besucher sich nur für den Newsletter registriert, könnte der nächste Schritt sein, ihm kurz die Vorteile eines Kundenkontos zu schildern und ihn vielleicht mit einem Geschenk zu locken. Bei einer Partnerbörse kann man auf die Vorteile einer gut ausgefüllten Profilseite verweisen und die Willkommens-Mail für Tipps nutzen, wie man sich besonders vorteilhaft darstellt.

Bei Anmeldungen für einen Newsletter, der sich individualisieren lässt (so dass der Empfänger nur für ihn interessante Informationen erhält), kann man in der Willkommens-Mail auf diese Möglichkeit der Individualisierung hinweisen – wenn der Nutzer sie nicht von Anfang an genutzt hat.

Direkt verkaufen

In anderen Fällen macht es Sinn, in der Mail direkt mit einem Kaufangebot zu starten. Das geschieht am besten mit einem Exklusivangebot, das den neu registrierten Kunden vorbehalten ist. Es soll das Gefühl verstärken, dass die Anmeldung eine gute Entscheidung war. Solch ein Angebot kann auch dann Sinn machen, wenn man die Anmeldung zum Newsletter oder die Registrierung als Kunde bereits mit einem Gutschein belohnt, mit dem man auch für eine Anmeldung geworben hat. Enthalten Willkommens-Mails die Aussicht auf ein zusätzliches kleines Geschenk oder ein sehr günstiges Willkommensangebot (mit dem der Empfänger NICHT gerechnet hat), kann das die emotionale Bindung an das Unternehmen stärken.

Social Media empfehlen

Bisweilen kann auch die Empfehlung der Social-Media-Kanäle des Unternehmens bereits in einer Willkommens-Mail nach einer Newsletter-Anmeldung eine gute Idee sein. Besonders dann, wenn die Social-Media-Kanäle große Bedeutung für das Marketing eines Unternehmens haben und dem Fan oder Follower Inhalte und/oder Vorteile bieten, die sich klar von denen im Newsletter unterscheiden.

Vielleicht treten auf Facebook ja regelmäßig zwei Produkte gegeneinander an, die man als Fan bewerten kann. Oder man animiert Fans dort regelmäßig dazu, nutzergenerierte Inhalte zu entwickeln oder bringt auf YouTube interessante Video-Tutorials oder Style-Tipps. Möchte man diese Aktionen und Kanäle weiter fördern, kommt der Hinweis auf sie direkt in einer Willkommens-Mail infrage.

Unabhängig davon, was man zu sagen und/oder anzubieten hat, gilt: Zu lang sollte eine Willkommens-Mail nicht werden. Kurz und knackig ist die Devise.

2. Beziehung aufbauen, freundlich sein!

Siezen oder duzen? Das ist auch in der Willkommens-Mail keine pauschal zu beantwortende Frage. Was am besten passt, ist von der Zielgruppe abhängig. Es gilt wie allgemein für Stilfragen: Man sollte sich ganz bewusst für einen Stil entscheiden: flippig, humorvoll, seriös, sachlich, emotional… Die Zielgruppe muss sich von diesem Stil angesprochen fühlen. Am besten testet man, ob das wirklich der Fall ist.

Der gesamte Stil der Mail sollte dazu beitragen, eine gute Beziehung mit dem potenziellen Kunden aufzubauen. Man heißt ihn willkommen und genauso soll er sich auch fühlen: willkommen. Erreichen kann man das mit dem bereits erwähnten Willkommensgeschenk, mit dem der Empfänger NICHT rechnet. Aber ein Geschenk muss nicht zwangsläufig sein. Manchmal reichen auch ein paar persönliche Worte.

3. Wie wäre es mit einer kleinen Mailserie?

Jemanden willkommen zu heißen, muss nicht in einer einzigen Mail geschehen. Manchmal ist es sinnvoll, mehrere Mails zu schicken. Vielleicht beginnt man in der ersten Mail tatsächlich „nur“ mit einem Willkommensgruß und kündigt ein kleines Überraschungsangebot an, das man dann in der zweiten Mail liefert.

Eventuell schickt man auch eine kleine Serie Willkommens-Mails, in denen sich die Leiter einzelner Abteilungen des Onlineshops oder Dienstleisters vorstellen. Vielleicht hat ein Reiseanbieter ja Spezialisten für unterschiedliche Regionen, die sich und ihr Spezialgebiet alle kurz in einer Willkommensmail mit Gutschein präsentieren. Oder ein Wein-Onlineshop stellt in einer Willkommenserie seine Weinexperten mit ihrem Lieblingswein vor. Auch so steigert man die Chance auf eine engere Beziehung zum Kunden und leitet zugleich zu einem konkreten Angebot über.

Anregungen zum Weiterlesen:

• Emotionale Optimierung (Premium-Praxisguide)
• Bestätigungsmails verdienen (k)einen Test? (Blogbeitrag)