Conversion Tracking für Calendly

Ziel: Calendly-Termine als Conversions messen

Das Tracking der ausgemachten Termine für die verschiedenen Tools (wie Google Ads, Meta, Microsoft Ads, GA4, LinkedIn Ads) ist jedoch etwas komplizierter.

Trotzdem sollte man die ausgemachten Termine messen, um die jeweiligen Kampagnen zu optimieren. Ziel: Herausfinden, welche Keywords und Anzeigen, zu mehr Terminbuchungen führen.

Außerdem spannend, zu messen: Besucher, die angefangen haben, einen Termin zu buchen, es aber nicht abgeschlossen haben. Diese kann man per Retargeting gesondert ansprechen.

Die verschiedenen Möglichkeiten zur Messung im Überblick

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Besucherinteraktionen mit Calendly zu messen. (Diese werden weiter unten im Detail und Schritt für Schritt erläutert.)

1. Möglichkeit: Per JavaScript Event Listener

Es wird ein JavaScript-Code in die Website eingefügt (zum Beispiel via Google Tag Manager). Dieser “hört” Events zu, die Calendly zur Verfügung stellt.

2. Möglichkeit: Mit einer Weiterleitung an eine eigene URL

In der Adminoberfläche von Calendly kann man einstellen, dass Besucher bei erfolgreicher Terminbuchung auf eine bestimmte URL geleitet werden sollen. Dieser Seitenaufruf kann als Conversion gemessen werden.

3. Möglichkeit: Via Calendly-Integration mit GA4 und Import in Google Ads

In der Adminoberfläche von Calendly kann die Mess-ID von GA4 hinterlegt werden. Dann werden alle Events direkt an GA4 gesendet. Dies gilt sowohl für den Trichter vor der Buchung (wie Datumsauswahl erreicht) sowie die eigentliche Buchung. 

Per JavaScript Event Listener

1. Schritt: Event Listener integrieren

Mit diesem JavaScript-Code kann man zuhören, sobald Calendly ein Event sendet.

window.addEventListener( 'message', function(e) {
 if( e.data.event != undefined && e.data.event.indexOf("calendly") > -1 && e.data.event != "calendly.page_height") { 
        dataLayer.push({ 'event': e.data.event });
 }
});

Dieser JavaScript-Code kann zum Beispiel per Google Tag Manager auf allen Seiten mit Calendly-Formular ausgespielt werden:

Natürlich kann der Code auch direkt in die Website integriert werden.

2. Schritt: Tags im GTM anlegen

Nun legt man im Google Tag Manager ein Tag zum Beispiel für Google Ads an:

Als Trigger verwendet man das benutzerdefinierte Event calendly.event_scheduled.

Weitere Trigger heißen:

• calendly.event_type_viewed (beim Aufruf des Calendly-Formulars)
• calendly_date_and_time_selected (bei der Auswahl eines Tags und Uhrzeit)

Mit einer Weiterleitung an eine eigene URL

1. Schritt: Weiterleitung hinterlegen

Innerhalb eines angelegten Caledly-Events navigiert man zu Optionen für die Buchungsseite. Unter Bestätigungsseite hinterlegt man eine bestehende URL.

2. Schritt: Tag im Google Tag Manager anlegen

Im Google Tag Manager erstellt man einen Trigger für genau diese Seite:

Diesen verwendet man dann für das Google Ad-Tag:

Natürlich kann man es auch z.B. für ein Meta-Pixel verwenden:

Calendly-Integration mit GA4 und Import in Google Ads

Calendly verfügt über eine Integration zu Google Analytics 4 (GA4), die sich sehr leicht aktivieren lässt.

1. Schritt: GA4 Mess-ID hinterlegen

Links unten wählt man Integrationen und Apps aus und navigiert zu Google Analytics.

Die direkte URL lautet: https://calendly.com/integrations/google_analytics

2. Schritt: Auswertung in GA4

In GA4 erhält man dann diese Ansicht unter Engagement > Ereignisse:

3. Schritt: Import in Google Ads

Zuerst markiert man die gewünschten GA4-Events als sogenannte Schlüsselereignisse (früher Conversions). Dafür unter Einstellungen > Property-Einstellungen > Datenanzeigen > Ereignisse einfach den Schalter umlegen:

In Google Ads wählen Zielvorhaben > Conversions > Zusammenfassung + neue Conversion-Aktion. Dort dann den Import aus GA4 auswählen:

In der nächsten Ansicht wählt man die Schlüsselereignisse aus:

Ab jetzt können Kampagnen auf diese Conversion optimiert werden.

Retargeting-Zielgruppen für Abbrecher anlegen

Kommt die Integration mit GA4 oder der Ansatz per JavaScript Event Listener zum Einsatz, können Retargeting-Zielgruppen für Abbrecher angelegt werden.

In GA4 navigiert man zu Einstellungen > Datenanzeige > Zielgruppen:

Dann erstellt man eine Zielgruppe mit zwei Bedingungen. Personen, die

• calendly_date_and_time_selected ausgelöst haben, aber
• nicht calendly_event_scheduled ausgelöst haben

Zusätzlich: Lead-Qualifizierung an Google Ads, GA4, usw. übergeben

Nicht jeder ausgemachte Termin ist gleich viel wert. Auch dies kann man beim Tracking der Calendly-Termine berücksichtigen.

1. Möglichkeit: Weiterleitung auf eigene Danke-Seite

Calendly bietet die Möglichkeit, Besucher anhand gemachter Angaben auf separate Danke-Seiten zu leiten.

In diesem Beispiel werden Interessenten nach der Anzahl der Mitarbeiter gefragt. Die Idee: Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern sind wertvoller. Diese werden auf /danke geleitet. Alle anderen auf /bestaetigung.

Sowohl auf /danke als auch auf /bestaetigung kann jetzt da gleiche Conversion-Tracking ausgespielt werden.

Zusätzlich kann auf /danke noch ein Tracking für qualifizierter Lead ausgespielt werden. 

Alternativ kann auf /danke ein höherer Euro-Wert als auf /bestaetigung übergeben werden:

2. Möglichkeit: Gemachte Angaben als URL-Parameter übergeben

Innerhalb eines Calendly-Events gibt es unter Optionen für die Buchungsseite, dann Bestätigungsseite auch die Option Geben Sie die Ereignisdetails an Ihre umgeleitete Seite weiter.

Besucher werden dann auf https://conversionboosting.com/vielen-dank/?…invitee_full_name=Testvorname%20Testnachname&invitee_email=test%40testdomain.com&answer_1=mehr%20als%2010 geleitet. (Statt “…” gibt es noch viele weitere Parameter.)

Im Google Tag Manager kann man das zum Beispiele diese Variable anlegen. Wenn mehr als 10 in der URL enthalten ist, wird der Wert 100 zurückgegeben. Sonst 40.

Diese verwendet man dann im Google-Ads-Tag:

Wichtig: Durch den Haken werden personenbezogene Daten (wie die E-Mail-Adresse oder Name) als Tools wie GA4 übermittelt. Hier muss man sicherstellen, dass diese aus Datenschutzgründen dort entfernt werden.

Zusätzlich: Daten an Calendly übergeben 

Alle bisher beschriebenen Ansätze senden Daten von Calendly an andere Tools. Es können auch weitere Informationen an Calendly geschickt werden. 

Sinnvolle Informationen, die zum Termineintrag erfasst werden können, wären zum Beispiel:

• Auf welchen Seiten wurde das Calendly-Widget geöffnet
• Über welche Traffic-Quelle kam der Besucher (utm-Parameter)?
• gclid für spätere Offline Conversions in Google Ads

Hierzu stehen in Calendly die folgenden Variablen zur Verfügung, die auf verschiedenen Wegen mit Daten befüllt werden können.

• utm_source
• utm_medium
• utm_campaign
• utm_content
• utm_term

Jede Variable kann mit maximal 255 Zeichen befüllt werden. Wenn Informationen übermittelt werden, sind diese dann an der Übersicht zum vereinbarten Termin dargestellt. Andernfalls ist der Eintrag leer.

Im Beispiel sieht man, dass page_24030 die Unterseite kennzeichnet, auf der der Termin vereinbart wurde. Diese Information ist für das folgende Gespräch natürlich sehr hilfreich.

Technische Umsetzung

Je nachdem, wie Calendly verlinkt oder in die eigene Seite integriert ist, können UTM-Werte auf verschiedenen Wegen übergeben werden:

• per JavaScript, wenn die Funktion Calendly.initInlineWidget() verwendet wird
• als Bestandteil der URL, die das Calendly-Widget einbindet / aufruft
  • dynamische UTM-Parameter aus der aktuellen Website-URL
  • oder im Link fest hinterlegte UTM-Parameter

Mehr Details zur technischen Umsetzung finden sich in der Entwickler-Dokumentation von Calendly.